Viime aikoina on ollut ilahduttavaa huomata, että palvelumuotoilua ei enää pidetä omana erillisenä puuhastelunaan, vaan se on omaksuttu oleelliseksi osaksi palveluja tuottavien yritysten ja organisaatioiden toimintaa. Palvelumuotoilu on siis lähestymistapa, jonka tarkoituksena on pitää palvelujen kehittämisen keskiössä palvelun käyttäjä. Selvittämällä käyttäjien tarpeet ja toiveet ja osallistamalla heitä ideointiin saadaan parhaat lähtökohdat palvelun suunnitteluun. Validoimalla palvelun käytettävyyttä yhdessä käyttäjien kanssa taas varmistetaan, että kehitettävä palvelu todella palvelee käyttäjiään parhaalla mahdollisella tavalla. Palvelumuotoilu auttaa kehittämään yhteistyötä yli organisaatiorajojen ja innovoimaan uutta. Sen avulla voidaan myös fokusoida tekeminen oikein, kun ratkaisut vastaavat aitoon ja tutkittuun tarpeeseen.
Myös Kajo on palvelu ja sen käyttäjiä ovat tietenkin leirin osallistujat. Ensimmäistä kertaa Suomen suurleirien historiassa leirille onkin pestattu oma palvelumuotoilutiiminsä. Aikaisemmilla leireillä on toki hyödynnetty palvelumuotoilun eri menetelmiä, mutta nyt osana leirin tekijöitä on palvelumuotoilijoiden oma tiimi. Tiimin tavoitteena on varmistaa, että leirin järjestelyissä kuuluvat ja näkyvät osallistujien toiveet ja tarpeet – ja tämä tapahtuu palvelumuotoilun keinoin.
Mitä palvelumuotoilu tarkoittaa leiriorganisaation kontekstissa?
Ensinnäkin jokaiselle Kajon osa-alueelle on oma palvelumuotoilijansa (tai useampi!), jonka tehtävänä on auttaa oman osa-alueensa tekijöitä hyödyntämään palvelumuotoilua leiriä suunniteltaessa ja rakentaessa. Me ”pamut” aloitimme oman osuutemme Kajon rakentamisesta toukokuussa 2021 ja jatkamme pestiämme aina leirin jälkeiseen loppuraportointiin asti. Toisekseen perustimme osallistujafoorumin, johon kuka tahansa leirille osallistuva partiolainen iästä tai partiokokemuksesta riippumatta saattoi ilmoittautua mukaan. Tällä hetkellä osallistujafoorumissa on yli 50 jäsentä eri ikäluokista ja ympäri Suomen. Foorumi on meille arvokas heijastuspinta, jonka avulla voimme kuulostella osallistujien mietteitä melkeinpä, noh, mihin tahansa aiheeseen liittyen.
Käytännössä palvelumuotoilutiimimme työ on lähtenyt liikkeelle muotoiluajattelun tuomisesta Kajon organisaatioon. Vaikka palvelumuotoilusta on viime vuosina puhuttu enemmän, on ymmärrettävää, ettei se ole vielä kaikille tuttu juttu. Tiimimme ovatkin aloittaneet keskustelut eri tekijöiden kanssa siitä, mitä palvelumuotoilu tarkoittaa, miten sitä voidaan hyödyntää leirikontekstissa ja mitä hyötyä siitä on. Tämän jälkeen pamujen oleellinen työ onkin ollut tunnistaa niitä potentiaalisia caseja joissa voimme auttaa, yhdessä tekijöiden kanssa.
Palvelumuotoilija on salapoliisi
Kun sopiva case on tunnistettu, palvelumuotoilijat ryhtyvät tutkimukseen. Mitä tiedämme käyttäjistämme ja heidän tarpeistaan? Apuna on voitu hyödyntää aiempien leirien palautteita ynnä muita materiaaleja, mutta koska ”kehitys kehittyy”, on tärkeää arvioida onko tieto yhä relevanttia. Entä mitä tietoa puuttuu? Palvelumuotoilijan työ on siis välillä vähän kuin salapoliisin työtä: johtolankoja yhdistelemällä saamme tilannekuvaa siitä, mitä emme vielä tiedä. Puuttuvaa tietoa voidaan lähteä metsästämään monin eri keinoin ja tässä osallistujafoorumi onkin ollut tärkeä työkalu. Osallistujafoorumin jäsenet ovat vastanneet jo lukuisiin kyselyihin ja osallistuneet kanssamme työpajoihin – iso kiitos siitä!
Kun taustatutkimus on saatu valmiiksi, on aika koostaa tulokset tekijöiden hyödyksi. Tutkimuksen avulla saatu kuva siitä, mitä osallistujat haluavat ja mitä he tarvitsevat toimii pohjana sille, kun alamme ideoimaan ja kehittelemään ratkaisuja tunnistettuihin haasteisiin. Miten ruokaa haetaan niin, että jono vetää? Mikä osallistujia jännittää leirille lähdössä? Mitä tietoa osallistujat etsivät leirisovelluksesta? Kuinka usein osallistujat haluavat leirin aikana ladata puhelimiinsa virtaa? Vastaukset löytyvät tutkimuksesta. Ideointiin voidaan (ja pitää) osallistaa leirin tekijöiden lisäksi myös osallistujat, esimerkiksi erilaisten työpajojen avulla.
Konseptien testaus
Kun ideoita ja palveluja on saatu kehitettyä konseptiksi asti, on hyvä varmistaa, että leirin tekijöiden ajatukset ovat synkassa osallistujien mietteiden kanssa. Konsepteja eri palveluista onkin hyvä testata käyttäjien kanssa jo ennen kuin suunnitelmat on viilattu kuntoon ja lyöty lukkoon. Näin vältytään turhalta työltä, jota syntyy, kun suunnitellaan ja rakennetaan jotain sellaista, joka ei todellisuudessa vastaa käyttäjän tarpeita. Erilaisia luonnoksia ja alustavia suunnitelmia onkin testattu käyttäjien kanssa työpajoissa ja kyselyin. Osallistujafoorumin kanssa olemme esimerkiksi kokoontuneet pohtimaan alaleirien nimiä ja niiden herättämiä mielikuvia, käyty läpi alustavaa versiota leirisäännöistä, ideoitu leiriappin ominaisuuksia ja pohdittu ratkaisuja ruokailuun liittyviin tunnistettuihin haasteisiin.
Lisäksi Kajolla, kuten muillakin suurleireillä suunniteltuja palveluja simuloidaan, eli testataan niiden toimivuutta oikeassa elämässä. Järjestimme viime vuoden lopulla ensimmäisen virtuaalisen simulaation, joka järjestettiin kokonaan Teamsin välityksellä. Leirin tekijöillä oli mahdollisuus ilmoittaa oma kehitteillä oleva palvelunsa simulaatioon ja viikon ajan leirin tekijät saattoivat testata palvelua ja antaa palautetta kotoaan käsin. Testausten tulokset raportoitiin tekijöiden toivomassa muodossa ja niitä voitiin hyödyntää palvelun kehittämiseen. Keväällä järjestämme (tilanteen sen salliessa) vielä live-simulaation, jossa tekijöiden kanssa testaamme yhdessä vielä sellaisia järjestelyjä, joita etänä ei voi testata.
Miten työ jatkuu?
Kajolle on ilmoittautunut lähes 13 000 osallistujaa, mikä tarkoittaa huikeaa määrää ihmisiä Evolla ensi kesänä. Leiriin on vielä hyvin aikaa, eikä tekeminen ei suinkaan hidastu – päinvastoin! Paljon on siis vielä tehtävää ja tässä me palvelumuotoilijat haluamme olla muiden leirintekijöiden tukena: varmistamassa että teemme osallistujien kannalta oikeita päätöksiä. Leirin muotoilu virtuaalisesti ei ole ollut aivan helppo nakki, vaan se on vaatinut kaikilta uudenlaista ajattelua ja vaatii sitä myös tulevana keväänä. Toivommekin, että ahkera työmme tulos näkyy leirillä parempana, toimivampana palveluna – ja leirikokemuksena like never before.
